El impacto de no exigir el uso adecuado de SAP Ariba a los proveedores

Y la decisión de tolerarlo le está costando dinero.

La experiencia demuestra que, en reiteradas ocasiones, los proveedores históricos no dominan el uso de SAP Ariba u otras herramientas digitales. Lejos de invertir en su formación, las organizaciones optan por tolerar esta carencia, lo que se traduce en un coste económico recurrente.

Esta decisión se paga, no en cursos, sino en ineficiencia: órdenes de compra que quedan sin confirmar a tiempo, facturas que se rechazan repetidamente y pagos que se retrasan sin motivo aparente. Además, los equipos internos se ven obligados a dedicar un número considerable de horas a resolver incidencias que jamás deberían haberse producido.

Ante estos problemas, la excusa recurrente suele ser que el proveedor no está familiarizado con el sistema. Sin embargo, esto no es un inconveniente operativo, sino una clara decisión de gestión. En muchos casos, se observa cómo organizaciones enteras adaptan sus procesos para compensar la incapacidad del proveedor: se crean canales paralelos, se establecen excepciones permanentes y se implementan controles manuales. Esta aparente flexibilidad no supone una ventaja, sino una renuncia consciente al modelo de control establecido.

Es fundamental entender que plataformas como SAP Ariba no son simples herramientas administrativas, sino elementos esenciales dentro del gobierno corporativo del gasto y la trazabilidad. Cuando un proveedor no puede operar en este entorno, el riesgo que se asume no es únicamente técnico, sino también financiero, operativo y reputacional. Por cada excepción que se acepta, se reduce la trazabilidad, se debilita el control y se incrementa el coste oculto. A medida que el volumen de operaciones crece, ese “pequeño problema” inicial se convierte en una fuga constante de recursos y atención.

Permitir que un proveedor no opere correctamente en el sistema no es un simple asunto de IT, menos del departamento de Compras. Es una señal inequívoca de que el estándar de exigencia se ha relajado. Y cuando el nivel de exigencia disminuye, el coste termina reflejándose inevitablemente en los resultados de la organización.

Para evitar que esta situación se repita, es recomendable establecer un programa de formación obligatorio para todos los proveedores en el uso de SAP Ariba, acompañado de una política firme de no aceptar excepciones en los procesos establecidos. Además, es fundamental realizar un seguimiento periódico del cumplimiento y ofrecer soporte inicial, pero dejando claro que la responsabilidad de adaptarse recae en el proveedor. De este modo, se refuerza la cultura de exigencia y se asegura la eficiencia operativa a largo plazo.

En definitiva, sostener un estándar elevado en el uso de herramientas como SAP Ariba no solo fortalece la eficiencia y el control en la organización, sino que también envía un mensaje claro sobre el compromiso con la excelencia operativa. Mantener la disciplina y la exigencia en los procesos es la mejor garantía para evitar costes ocultos y asegurar resultados sostenibles en el tiempo.

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